Ofis Taşımacılığında İşi Aksatmadan Taşınma Rehberi

Ofis taşımak, ev taşımaktan farklı olarak ekibin çalışmasını, müşteri ilişkilerini ve verinin güvenliğini doğrudan ilgilendirir. Kapalı geçen her saat iş kaybı demektir. Bu yüzden ofis taşımasında asıl başarı, kutuları taşımaktan çok sırayı ve sorumlulukları önceden planlamaktan gelir. Aşağıdaki başlıklar, hazırlıktan yeni ofiste ilk sabaha kadar izleyebileceğiniz bir yol haritası sunuyor.

Taşınmayı bir proje gibi yönetin

İdari işlerden ya da yönetimden bir taşınma sorumlusu belirleyin; her departmandan da birer irtibat kişisi seçin. Böylece kararlar tek noktadan çıkar, çalışanların soruları dağınık biçimde nakliye ekibine ulaşmaz. İşe şu sırayla başlayabilirsiniz:

1. Mevcut ofisin envanterini çıkarın: masalar, dolaplar, koltuklar, sunucu ve ağ cihazları, yazıcılar, arşiv rafları.
2. Yeni ofisin kat planını alın ve her mobilyanın nereye gideceğini plan üzerinde işaretleyin.
3. Her departmana bir renk ya da kod verin; koli ve mobilya etiketleri bu kodla hazırlansın.
4. Taşıma gününü ve saatini iş akışını en az aksatacak şekilde belirleyin; hafta sonu, resmî tatil ya da mesai sonrası genelde en uygun zamanlardır.
5. Nakliye firmasını ofise çağırıp yerinde ekspertiz yaptırın ve plan, ekip ile araç ihtiyacını birlikte netleştirin.

Bilgisayar, sunucu ve ağ ekipmanları

Taşımadan önce tüm kritik verinin yedeğini alın ve yedeğin bir kopyasını ofisin dışında tutun. Sunucu, ağ anahtarı ve modemleri bilgi işlem sorumlusu ya da dışarıdan destek aldığınız BT firması söksün. Kabloları iki uçlarından etiketleyin ve bağlantı düzeninin fotoğrafını çekin; yeni ofiste kurulum saatler yerine dakikalarla ölçülür. Cihazları mümkünse kendi kutularında, kutusu yoksa köpük ve balonlu naylonla koruyarak taşıyın. Yazıcı kartuşlarını ve sıvı içeren parçaları çıkarın.

İnternet hattının yeni adrese taşınması ya da yeni hat kurulumu çoğu zaman beklenenden uzun sürer. Başvuruyu taşınma tarihinden çok önce yapın; aksi halde yeni ofis hazır olsa bile çalışanlar bağlantısız kalabilir.

Arşiv ve evrakın güvenliği

Arşiv taşımasında iki hedef vardır: dosyaların sırası bozulmamalı ve evraka yalnızca yetkili kişiler ulaşabilmelidir. Dosyaları kapalı ve sağlam kolilere yerleştirin, kolileri numaralandırın ve numaraları dosya aralıklarıyla eşleyen bir liste tutun. Çalışan özlük dosyaları, sözleşmeler ve müşteri bilgileri gibi kişisel veri içeren belgeleri ayrı ve kilitli kolilerde taşımak ya da yetkili birinin gözetiminde yüklemek akıllıca olur. Teslimde koli numaralarını listeyle tek tek karşılaştırın.

Ofis mobilyalarının söküm ve montajı

Modüler masa, dosya dolabı, kütüphane ve toplantı masası gibi mobilyalar taşıma öncesinde sökülür, yeni ofiste yeniden monte edilir. Vida, menteşe ve bağlantı parçalarını her mobilya için ayrı poşete koyup mobilyanın üzerine etiketleyerek bantlamak, montaj sırasında en çok zaman kazandıran küçük alışkanlıktır. Cam yüzeyli veya hassas kaplamalı parçalar köşe koruyucu ve battaniyeyle korunmalıdır. Hangi mobilyanın yeni ofiste hangi odaya gideceği kat planında belliyse montaj ekibi yönlendirme beklemeden çalışır. Paketleme tarafında yardım gerekirse eşya paketleme ve ambalajlama hizmetinden yararlanılabilir.

Bina yönetimi, asansör ve izinler

Hem çıkış hem varış binasında yönetimle konuşun. Yük asansörünün saat aralığını, rezerve edilip edilmediğini, ortak alanların korunmasını ve araç yükleme alanını öğrenin; bazı iş merkezlerinde taşıma yalnızca belirli saatlerde yapılabilir. Üst katlarda, yük asansörünün bulunmadığı veya yetersiz kaldığı binalarda dış cephe asansörü hem süreyi kısaltır hem de ağır dolap ve kasa gibi eşyaların merdivende zarar görmesini önler. Kiralık ofisten çıkıyorsanız, ev sahibiyle teslim tutanağı hazırlamak da ileride doğabilecek anlaşmazlıkları önler.

Taşınma günü ve yeni ofiste ilk sabah

Taşıma günü her departmandan bir kişinin hem eski hem yeni ofiste hazır bulunması, soruların anında çözülmesini sağlar. Yükleme sırasında şunlara dikkat edin:

• Kasa, cam yüzeyli mobilya ve diğer hassas eşyalar yüklemeden önce ayrıca korunsun ve araçta uygun yere yerleştirilsin.
• Her kat için tek bir yetkili, yükleme çıkışında koli sayısını listeyle karşılaştırsın.
• Yeni ofiste eşyalar etiket koduna göre doğrudan ilgili odaya yerleştirilsin, koridorlar boş tutulsun.
• İlk sabah, çalışanlar gelmeden önce elektrik, internet, telefon ve yazıcı bağlantıları kontrol edilsin.

İş sürekliliği: kesinti süresini kısaltın

En önemli birimleri önce ayağa kaldırmak, taşınmanın etkisini azaltır. Örneğin resepsiyon, muhasebe ve BT masaları öncelikli kurulabilir. Taşınmadan önce müşterilere, tedarikçilere ve bankalara yeni adresi duyurun; web sitesi, Google işletme profili, kartvizit, fatura ve resmî kayıtlardaki adresi güncellemeyi listenize ekleyin. Ofis kapalıyken telefon yönlendirme ve otomatik e-posta yanıtı gibi küçük önlemler müşteri kaybını önler.

Teklif almadan önce hazırlayın

Eksiksiz ve gerçekçi bir teklif, ne kadar ayrıntı paylaştığınıza bağlıdır. Doğru teklif için ofisin yaklaşık alanını, personel ve masa sayısını, kat ve asansör durumunu, arşiv ile BT ekipmanı miktarını, tercih ettiğiniz günü ve varsa geçici depolama ihtiyacını hazır bulundurun. Eşyaların bir süre yeni ofis hazır olana kadar bekletilmesi gerekiyorsa eşya depolama seçeneğini de gündeme getirin.

Ünallar Nakliyat, ofis taşıma hizmetinde ücretsiz ekspertiz ile işe başlar; böylece taşıma planı, ekip ve ekipman ihtiyacı ofisinizi yerinde gördükten sonra şekillenir. Bilgilerinizi teklif alma formundan iletebilirsiniz.